Membuat Mail
Merge sesuai Format
Tampilan Data Excel
Oleh : Moh. Nurhotib, S.Pd.
Kita tentu tidak asing dengan
Aplikasi Tulis menulis buatan Microsoft, yakni microsoft
word. Pada kali ini
kami ingin membuat Mail marge dari Word yang datanya di Excel. Aplikasi ini
Word 2007, 2010, 2013. Sebagai contoh adalah Pembuatan Surat Keterangan Lulus
(SKL) 2013, karena kami bekerja di bidang Pendidikan
Langkah pertama siapkan file
word SKL 2013 dan file excel yg berisi identitas siswa beserta Nilai UN dan
Nilai Madrasah. File sudah saya disiapkan.
Pilih Tab Mailings >Select
Recipients > Use Existing list ….
Cari file excel yg akan
menjadi pedoman mailmarge: SKL 2013
gb. 3 |
Klik OK…
Kemudian letakkan kursor pada teks
yg akan di mailmarge, sebagai contoh ada di Nomor Surat :… lalu Arahkan anak
panah mouse Tab Mailings > Insert Marge Field, pilih sesuai dengan letak
kursor tadi,
Dan hasilnya setelah nomor ada
tulisan <<Nomor_surat>>. Tanda <<.._..>> adalah hasil
dari mailmarge
gb. 5 |
Kemudian pindah lagi pada teks
lain (Nama siswa, Tempat tgl Lahir, NISN, Nama Orang tua sampai pada kolom
Nilai) pindah kursor pada teks yang akan di buat mailmarge…. klik menu Tab
Mailings > Insert Marge Field, pilih sesuai dengan nama teks kursor tadi, Dan
hasilnya
gb. 6 |
Setelah selesai, langkah berikutnya
masih di Tab Mailings klik Preview Results, (gb kaca Pembesar) dan hasilnya
seperti dibawah ini…..
Lho….. kok angkanya jadi panjang??????????
Jangan panic dan jangan keburu menyalahkan saya……. Tutup dan Simpan dulu dokumen yang sudah dibuat. Lalu buka lagi MS wordnya. Atur kembali setelan word anda….. baiklah klik menu File (word 2010-2013)atau symbol lingkaran Start (word 2007) di pojok kiri atas, cari Word Option>advanced > General > centang kolom “Confirm file format conversion on open” lalu OK.
Jangan panic dan jangan keburu menyalahkan saya……. Tutup dan Simpan dulu dokumen yang sudah dibuat. Lalu buka lagi MS wordnya. Atur kembali setelan word anda….. baiklah klik menu File (word 2010-2013)atau symbol lingkaran Start (word 2007) di pojok kiri atas, cari Word Option>advanced > General > centang kolom “Confirm file format conversion on open” lalu OK.
Buka lagi file tadi yang kita
buat, klik No. Kita Ulangi buat Mailmarge mulai dari gb. 1 dan 2 dan
pada gb.3 centang Show All
> pilih “MS Excel Worksheet via DDE (*.xls)” > OK
gb. 10 |
Kemudian langsung ikuti
perintah gb. 07 dan lihat hasilnya
gb. 11 |
Lalu klik save /ctrl S
Jangan kaget, saat membuka file dokumen word tersebut
akan ada konfirmasi seperti ini, di klik yes.
gb. 12 |
selanjutnya cara mencetak, anda klik Finish & Marge > Print Document
pilih halaman berapa sampai berapa yg akan dicetak......
Semoga tips ini berguna, kalaupun tidak berguna buat anda, insya Allah berguna buat saya.
FILE YANG SUDAH JADI BISA DI DOWNLOAD DIBAWAH INI
2013. File Mailmarge SKL 2013 (file doc & xls 35 kb
Tidak ada komentar:
Posting Komentar